认识达内从这里开始

相信对于许多的公司来说，每日晨会、周会、月会、季度会、年中会、年终会这些会议应该不是很陌生吧，想当年，对于许多职场新人来说，一听说开会就头大的也是大有人在的。好了，今天我们就一起来了解一下关于周会的一些基本概念以及会议流程的问题。希望对大家以后的工作有所帮助。下面我们就开始今天的主要内容吧。

首先，要想清楚为什么开周会。要同步状态汇总各团队信息?如果仅仅如此，每个团队罗列自己的事项，互发邮件是不是就行了?显然不够。

我们一定需要通过周会来面对面地感受到项目当前的整体状态、重要问题、接下去的目标以及调整，更需要借此来对项目当前重要问题有一致的认识，有小幅度的讨论，并形成下一步工作事项。

这里，有一些开好周会的要点：

1、规模和时间控制

人数不超过10-15人，时长不超过1.5小时。更大的规模和更长的时长，一方面是资源的极大浪费，另外一方面会造成讨论无法有效展开。一个包括了20人的超过2小时的周会，是不可想象的效率低下。

2、要不要轮流汇报?

事无巨细的罗列，既乏味又无效。大部分项目整体情况可以通过项目经理事先的收集来直接做整体概述，对于部分方向性或者商务性小组，可以简单汇报主要工作和主要问题。一旦会议陷入了轮流发言的局面，你会发现非发言的与会者很快就会掏出手机开刷。

3、周会上应该讨论什么?

先说哪些不该来周会讨论：

急事不适合周会讨论，要第一时间当下拍板!

非跨团队的问题不适合周会讨论!

纯执行细节问题不适合周会讨论!

大方向决策问题不适合周会讨论!

……

这样我们就更容易得出结论：跨团队的，涉及到整体计划性或者协同配合型的问题，或者中期改进型问题，适合放在周会上讨论。项目经理一方面可以在实现收集整体状态的过程中识别到此类问题，另一方面也需在周会过程中随机应变发起对“火花”型问题点的快速讨论。这样的讨论，不需要在周会时明确所有的细节，但大家有个共识并有个行动落实方向和对应负责人即可。

4、状态同步的维度

大部分情况下，不需要完全按照职能团队来同步，目的不是汇报贡献，而应该按照产品内子项目线的维度来跟进进展，挖掘问题。当然，整体研发情况是一个必有的维度。

5、说话比例

如果一个周会从头到尾是项目经理或者主管在唱独角戏，那就应该反省一下周会的形式和内容了。合适的比例是1:1:1。第一个1指的是会议主持人，往往是项目经理或主管，向大家更新整体状态，并且贯穿整个讨论;第二个1指的是部分需要汇报的与会者发言;第三个1更为重要，是所有与会者参与讨论发言。达到了这样的比例，容易让参会者从信息获取度、决策参与度和专注度上都保持较高的水平。

6、固定时间地点

周会的时间地点需要尽可能的固定，这样会让大家有预期性和节奏感，也能够提高到会率和准时率。为此，会议主持者需要付出不少努力，包括预定会议室、应对突发事件、完善会议规则和通知等。

7、如果我们已经有每日站会了呢?

这个问题更多来自于技术研发型项目，研发日常已经每日同步了，那自然不需要再依靠周会来同步状态。这种情况下，视项目变动情况、团队管理需求，可以将周会提升为主要针对项目概况和团队管理的会议，时间上也可以作进一步压缩。如无此需求，也可以省略周会，但建议保留月会或者双周会，主要用于项目整体情况和调整的事宜。

所以说，对于周会来说，主要是看自己的部门以及工作的任务来进行合理的调整是非常有必要的，而不是为了会议而开会，这样反而影响了大部分人的工作效率。