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认真做教育 专心促就业
对于珍惜时间的话题,我们都有许多的说法,而最常见的就是时间就是金钱的说法了。这主要就是体现在了职场上的时间管理和时间效益是非常重要的。但是对于许多职场新人来说,并没有对时间管理有一个具体的概念,都是想到什么工作就忙什么工作。
今天,我们就来了解一下,对于企业职场来说,时间管理的重要性。
一步:2分钟原则,减轻大脑负担
我们的工作中有无数的2分钟内可以完成的事情,但我们经常将其变成了一个个就“艰巨”的重大任务,留档、跟踪、排期、策划、执行,结果一天下来没有干成几件事,甚至过了几天已经完全忘记了这码事。
比如预约一个会议室,口头跟领导沟通确认周五开个临时项目总结复盘会,但说完就扔着了;对自己说后面再约吧,反正也不急。结果连续几天你的心里都惦记着这件事,到最后周五上午了领导提醒才想起来还没约会议室,感觉去约发现早已经没有会议室可约了。
又比如项目在测试阶段了,测试同学完成了今天的测试,给你写了一份邮件,里面有几个问题可能需要你确认下;你邮箱看到了,但想着已经快下班了,还是晚上回去了再回吧。结果一路你心里都在装着这件事,刚回家觉得太累了再等会儿吧;等会儿看了个剧一抬头发现已经十二点了赶紧睡了,第二天下午了测试同学跑来你身边问你收到邮件没,那几个问题该怎么处理,你才想起来还没给回复。
再比如软件开发中经常碰到的一些问题,在你试用的时候,发现有某个小功能或用户体验可以改进一下,现在的太不爽了;可是你觉得虽然只改一个代码颜色也很烦,先放着吧,后面再说,这一个再说一直到最后产品死了可能都没说的上。
2分钟原则,就是要促使我们对于能够快速处理掉的事情立马处理,将脑子中的待处理事项尽量的减少,减轻大脑负担,给大脑以更多的营养去思考问题,而不是记忆这些价值不大的待处理事项。
第二步:番茄工作法,约定时间内聚焦完成一件事
番茄工作法是时间管理中非常火爆的一种方法,具体的也是蛮复杂的,我们这里只提取其中对工作最有帮助的一点,即:约定一个合适的时间段聚焦全身心来完成一件事。
这里的合适时间段通常为15分钟到1个小时,不易过长。人的注意力集中是有限的,太长反而效率低下,也不易太短以至于根本完不成一件事(我们从小到大上学一节课45分钟时间是有道理的)。为什么要这么做呢?其实就是充分利用人的注意力集中度,来高效的完成一件事,然后休息下恢复精力,再开始下一个番茄段,这样一天下来你会发现你完成了六七件事情,原本可能几天才能完成的事情现在两个番茄段就搞定了。
番茄工作法有两个特别的要求:
一是对工作任务要进行合理的拆解;
二是时间段需要有明确的提醒,尤其到点时间;
因为我们日常的工作任务可能有较大一部分都是相当庞大复杂的项目组合,整个项目完成并不是几十分钟可以搞定的,那么这时候就要学会合理拆解,将这一个大项目拆分为一个个互相独立又关联的小任务,一个个解决掉这些小任务,最终完成整个看起来那么庞大复杂的项目。
明确的时间提醒是为了时刻督促我们的注意力和紧迫感,这样才能聚焦思维和精力在工作任务上面,高效、高质、高量的完成工作。
第三步:四象限时间排级法
四象限法主要用于工作任务排优先级,根据重要度和紧急度,将一个二维的坐标轴划分为四个象限,分别为:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要也不紧急。
其中重要且紧急的事情为优先级最高的,这类工作需要立马安排做的。第二类是紧急不重要,这类事情优先级稍微低于紧急且重要,但这类事情因为有着很高的紧急度,可能延迟一会儿或一天就会造成不可预估的损失,因此需要尽快安排。第三类是重要不紧急,这类事情紧急度不是很高,但重要性很大。可能是产品的一个很重要的功能,目前不紧急,但未来对用户很重要,可能直接影响到用户核心需求,那么我们对这一类事情需要时刻关注,在合适的时机下安排着手处理。另外大部分情况下这类事情最后都会随着时间的推移变为重要且紧急;最后一类为不重要也不紧急,这种事情基本可以完全忽略,除非有很多的闲散资源或力量,否则轻易别去碰,纯粹是浪费时间浪费精力也吃力不讨好的事情。
上述四类象限情况就是这样,优先级一的为重要且紧急,优先级第二的为紧急不重要和重要不紧急(根据实际情况调整)。另外这四个象限中的工作事项会随着时间或工作项目的推移逐渐变迁,可能一个重要不紧急的事情下周就变为重要且紧急了,一项不重要也不紧急的任务,因为公司政策变化立马变为紧急不重要的任务。因此我们要灵活的对待四象限法工作排级,工具理论是死的,人是活的,千万别把自己最后活成一个完全不知变通的死人。
第四步:先思考,再动手,拒绝感动自己
先思考,再动手,这是所有工作都必须遵守的金科玉律,否则你日复一日的辛劳完全只是在以工作时间来感动自己感动别人。就如你被领导安排写一篇软文,扣了两天终于在第二天晚上凌晨三点半“写好了”,然后你站在公司窗前拍了一张夜景,定位公司并发到朋友圈说:明天优秀的你一定感谢今天努力的自己!!!
我们是需要今天努力的自己,但我们要努力对方向,要会努力,而不是以时间的多寡来判断努力程度,那种努力毫无价值。我们工作必须以最终结果为评判标准,领导要的是结果,市场要的是利润,没有这个最终结果辛苦努力到猝死也是毫无价值的。但是我们绝大部分人都习惯于感动自己,拿手一件事后立马就开始动手了,也不知道在干些什么反正就动手在做了,做到一半发现不对,重头再来,辛辛苦苦好几天终于搞好了邮件发给领导结果被骂了个狗血淋头,根本不是领导想要的结果,这时候你郁闷了、难过了、伤心了、发朋友圈了屏蔽领导骂公司领导是傻逼冷血毫无人情,可是无用啊,这样的你到任何地方都是如此的境遇。
为什么?因为在开始一项工作前你根本就没有思考,你甚至都不知道自己要干什么,要怎么做,要做成什么样,更不用说有哪几种方案可选择。优秀的人并不是做的工作比别人多,而是优秀的人懂得思考,他们每天花在思考上的时间远远多于那些所谓的“实干家”,甚至多于他们自己动手做的时间。工作任务只有在脑子中想透彻了,结构、逻辑、流程、关系理顺了在开始动手才是一个正确的工作习惯。
每一项工作任务都是骨架+肉和皮的组合体,其中骨架是需要思考来构建的,肉是实际执行中一点点补充进骨架中的,皮是最后的一层视觉包装,他们的顺序是骨架——肉——皮,凡是混乱顺序的工作方式最终都不会有什么好结果,到最后自己都讲不清为什么要如此做。
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